Implantación de Sistemas de Información

viernes, 6 de febrero de 2009

IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN:

Antes de iniciar, es conveniente que nos familiaricemos con respecto a unos cuantos términos básicos que componen este tema.

Implantación:


El término “implantar” refleja mucho mejor el espíritu de este proceso porque cuando lo hacemos, más que poner en funcionamiento un software en una computadora, entendemos que ese proceso busca “insertar” al sistema en la Organización, cambiando su forma antigua de funcionar, sus paradigmas y costumbres. Entendiendo la implantación de un sistema de información como el proceso que tiene como fin último que ese sistema se inserte en la Organización que lo recibe, que interactúe adecuadamente con el resto de las acciones que se ejecutan y con las personas que lo utilizan y que funcione sin causarle problemas al resto de esa Organización. Cuando el propósito entonces es “Implantar” y no solo “Implementar” obviamente el proceso es más largo y complejo pero su beneficio será más amplio y duradero. El éxito se medirá por la mejora sustancial en las operaciones que dependen de ese nuevo sistema, luego de haber pasado el lapso de estabilización en su uso.

Sistema de Información:

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.



UML:

es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actualidad; está respaldado por el OMG (Object Management Group). Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio y funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables. Es importante resaltar que UML es un "lenguaje" para especificar y no para describir métodos o procesos. Se utiliza para definir un sistema, para detallar los artefactos en el sistema y para documentar y construir. En otras palabras, es el lenguaje en el que está descrito el modelo. Se puede aplicar en el desarrollo de software entregando gran variedad de formas para dar soporte a una metodología de desarrollo de software (tal como el Proceso Unificado Racional o RUP), pero no especifica en sí mismo qué metodología o proceso usar. UML no puede compararse con la programación estructurada, pues UML significa (Lengua de Modelación Unificada), no es programación, solo se diagrama la realidad de una utilización en un requerimiento. Mientras que, programación estructurada, es una forma de programar como lo es la orientación a objetos, sin embargo, la orientación a objetos viene siendo un complemento perfecto de UML, pero no por eso se toma UML sólo para lenguajes orientados a objetos UML cuenta con varios tipos de diagramas, los cuales muestran diferentes aspectos de las entidades representadas.



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Antes de la Implantación de un sistema, que pasa a ser el final de una cadena de procesos, se debe iniciar un analisis del sistema actual, durante el cual se realizará un estudio de factibilidad...

Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria que es revisado por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto de sistema. Diseños de sistemas es el segundo paso y el mas creativo en la realización del estudio de factibilidad, comprende la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver los problemas de las áreas.

El tercer y ultimo paso del estudio de factibilidad es la selección del equipo una ves que el equipo ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de información de la empresa, al a que se le conoce como implantación de sistemas, se le debe revisar periódicamente con el objeto de hacer mejoras.

El propósito de este trabajo es estudiar los pasos que se siguen en un estudio de factibilidad y la implantación del proyecto de un sistema. En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales: Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria.Diseño de sistemas.Selección del equipo. El primer paso se enfoca en el análisis de sistemas que es una revisión completa y comprensiva del sistema actual; este análisis le permite al comite de estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles, proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una vez que se ha tomado la decisión de implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los detalles del sistema.

El segundo paso del estudio del factibilidad es el diseño del sistema en esta fase son necesarias la imaginación y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades básicas y de los problemas relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos.


Propósito Del Estudio De Factibilidad.

El propósito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos y/o equipo a áreas funcionales seleccionadas de una organización. En general se comienza el proyecto de un sistema como una respuesta a algún problema.

Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la modificación del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo. Después de hacer un análisis completo de todos los hechos que afectan al (los) problema (s), el grupo del estudio de factibilidad puede llegar a una de dos conclusiones; una de ellas radica en que el sistema de procesamiento de datos actual del negocio es superior a cualesquiera de los nuevos sistemas estudiados. La otra conclusión puede ser en que uno o mas sistemas nuevos una vez hechas las debidas consideraciones al aspecto financiero, parecer ser superiores al sistema actual. Nunca sale sobrando insistir en la importancia de hacer un trabajo completo; es en extremo esencial para el bienestar futuro de una organización que este proceso que lleva tiempo sea realizado de la manera mas metódica y precisa. Un intento a medias con frecuencia llevara a la organización a una conclusión prematura acerca del nuevo sistema. Solo después de la instalación se hacen evidentes los hechos reales, que con frecuencia resultan en problemas grandes y/o costos mas altos de procesamiento de datos. Entonces la necesidad de realizar una búsqueda sistemática cuidadosa es una obligación si se desea instalar un sistema de información comercial eficiente.

Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo que haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comité ejecutivo que da dirección a este grupo.

Una acción concurrente con la preparación del memorando escrito por parte del comite ejecutivo es la selección del comité de estudio de factibilidad. Este ultimo comite tendrá la autoridad y la responsabilidad para evaluar y posiblemente implantar un nuevo sistema de información para el negocio, el comité a su vez deberá dar cuenta de sus acciones. La cantidad de los participantes dependerá de varios factores; los siguientes son los mas importantes:
  • El tamaño de la organización.
  • La cantidad de divisiones y departamentos.
  • El grado de centralización y descentralización.
  • La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del procesamiento de datos.
  • Las habilidades y aptitudes del personal de organización.
  • Las restricciones del presupuesto.
  • Las consideraciones de tiempo.
Desarrollar estrategia de sistemas

Con el mismo criterio con que se desarrolla una estrategia de Negocio y se confecciona un Plan Estratégico, será necesario establecer una estrategia de sistemas que contemple tanto las necesidades actuales como de mediano y largo plazo en materia de información.

No existe a priori una receta para desarrollar la estrategia de una organización, y si bien podemos hablar de aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma parte del estudio que necesariamente se encontrara asociado a la problemática de cada Empresa.

A continuación, detallamos algunos de los aspectos a considerar, si bien como hemos mencionado, carecen de universalidad y sólo sirven como referencia.

Estrategia de Hardware

  • Establecer requerimientos globales
  • Establecer la filosofía de procesamiento
  • Definir arquitectura
  • Pautar crecimiento para el mediano y largo plazo
  • Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en caso de procesamiento distribuido
  • Definir grado de sofisticación técnica
Estrategia de Software
  • Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas vs. Adquisición de paquetes
  • Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalación de sistemas
  • Pautar desarrollo interno de sistemas
  • Establecer criterios para la adquisición de sistemas preplaneados
  • Establecer pautas para el desarrollo de metodologías
  • Pautar desarrollo de software de base
  • Establecer pautas para determinar dotación afectada al desarrollo, instalación y mantenimiento de sistemas
  • Establecer requerimientos básicos de documentación de sistema

Sistemas De Comunicación De Datos

  • Establecer alcance del sistema
  • Definir la utilización de arquitectura de Teleprocesamiento
  • Especificar los sistemas de información afectados
  • Establecer requerimientos globales
  • Fijar pautas para el diseño de la red de comunicaciones
  • Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la red

Finalmente se deberán resumir la estrategia de sistemas, documentando los objetivos de Negocio, sus implicancias en sistemas como así también los resultados del Relevamiento general.

Factibilidad Técnica

A efectos de diseñar la configuración del equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la instalación, es decir, establecer la cantidad de dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de proceso, según los requerimientos de las aplicaciones a procesar, como así también, definir el tipo de dispositivos periféricos a configurar.

Estos elementos se deberán evaluar dentro del encuadre que fija la Estrategia de Sistemas en cuanto a la filosofía de procesamiento y arquitectura de los grupos, desarrollo de software de base y aplicación, sistemas de comunicación de datos y automatización de oficinas.

Para dimensionar la instalación será necesario conocer los volúmenes por tipo de operación, tamaño de los archivos, nivel de actividad sobre los mismos, cantidad de caracteres por tipo de documento a procesar, crecimiento anual del volumen de operaciones y archivos, y tipo de procesamiento para cada aplicación, de forma tal, que se pueda definir la capacidad y forma de almacenamiento de los datos.

Disponer de esta información supone el conocimiento a priori de los sistemas de información cuyas funciones computarizadas serán procesadas en el nuevo equipo, y si bien la estrategia de Software puede definir criterios para la asignación de prioridades en el desarrollo de sistemas, y aun las modalidades de procesamiento; difícilmente pueda dilucidar los inconvenientes que presenta el dimensionamiento de la instalación.

Por lo tanto, será necesario efectuar un Relevamiento que permita acopiar la información señalada anteriormente.

Si bien se han detallado las actividades principales a considerar en una industria, el alcance del Relevamiento en cada caso dependerá del tipo de Negocio de cada Empresa y de sus características principales, según se trate de entidades financieras, empresas de servicios, etc., y estas a su vez sean, estatales o privadas, nacionales o extranjeras, etc.

El análisis de la información obtenida en el Relevamiento permitirá establecer las necesidades en materia de información tanto operativas, administrativas y de gestión; como así también respecto de la toma de decisiones.

En cada caso se deberán considerar: volúmenes, confidencialidad, frecuencia, complejidad para su obtención, integridad, redundancia, seguridad, oportunidad, control interno y los factores particulares inherentes a la Empresa.

Sobre la base de los resultados del Relevamiento y la estrategia de sistemas se deberá:

  • Efectuar una revisión de la estrategia de sistemas a efectos de detectar posibles incongruencias en las definiciones previas, respecto a los resultados que arroja el Relevamiento.
  • Establecer una hipótesis sobre los sistemas de información cuyo caudal de procesamiento deberá ser absorbido por la nueva instalación.
  • Analizar la modalidad de procesamiento global, estableciendo porcentajes para cada tipo de proceso.
  • Establecer requerimientos especiales de hardware y software (Dispositivos especiales).
  • Analizar requerimientos de técnicas especiales de procesamiento de datos a emplear para el corto y mediano plazo.

Definición Del Alcance Del Estudio De Factibilidad

La determinación de quienes serán los que integren los dos comités (el comite ejecutivo y el de estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de:

¿Cuales serán los asuntos que se incluirán en el estudio de factibilidad?

Corresponde al comité ejecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de datos.

Una vez que el comité ejecutivo a fijado el alcance el comité de estudio de factibilidad lleva a cabo las siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos pasos son los siguientes:

  1. Selección de los objetivos deseados.
  2. Definición del problema.
  3. Determinación de un programa de avance realista.

Selección de los objetivos deseados

La formulación de los objetivos es el punto de unión de los esfuerzos del comite ejecutivo y del comité del estudio de factibilidad los objetivos no solo obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la organización si no que también realzan problemas pequeños que se pudieron haber pasado por alto.

La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha mas "suavidad" cuando se han definido con mayor claridad los objetivos.

Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones; Estos se pueden centrar alrededor de un criterio de ahorro de costos; en tales casos se debe de dar consideración a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de que la evaluación sea completa y realista.

Sin importar cuales sean los objetivos que se incluyan como marco de referencia un objetivo importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la compañía obtenga un ingreso neto mayor después de considerar todos los factores tangibles e intangibles e intangibles que intervienen.

Es preciso recordar que los objetivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se encuentran que no son realistas.

Estudiar el Sistema Actual

Estructura Organizacional: En la estructura organizacional tenemos nueve departamentos que están al cargo de nueve supervisores. Seis de estos departamentos: Ensamblaje, "Injection Molding", Empaque y Marcaje, Laboratorio, "Coating" y Mantenimiento se reportan directamente al gerente general. Los tres restantes departamentos reportan al gerente administrativo, que se reporta directamente al gerente general. Los tres departamentos son: Finanzas, Personal y Recibo de Suministros.

Ambientes de Datos Básicos: Los datos que se utilizan en el proceso se obtiene de hojas de papel y hojas de trabajo en Excel, que pueden estar en un servidor central o en una máquina personal local. La herramienta principal para el manejo de la información relacionada a la producción es Microsoft Excel. Ante la necesidad de reportes usualmente se busca la información manualmente y se crean los reportes, o se busca si otras aplicaciones en la compañía pueden proveerlo.

Recursos Disponibles: Actualmente todos los departamentos cuentan con computadoras con interconexión a una red con cableado de fibra óptica y categoría 5, corriendo en una red apoyada por el sistema operativo Windows/2000. Los recursos humanos que se incluyen son un "data entry", "un scheduler", el gerente general fungiendo como gerente de producción y el gerente de administración.

Descripción de las Operaciones Regulares: El programa o Plan Diario de Producción es calculado parte con la ayuda de hojas de cálculo y parte manual. Diariamente se busca la cantidad y los tipos de lentes que se deben estar manufacturando en el periodo según el Plan Maestro aprobado para el año. Se hacen los cálculos pertinentes y se crea el Plan Diario de Producción. &nbspLa comunicación de información hacia y desde la línea de producción es realizada en formas preimpresas actualizadas a mano. La información en las formas incluye lentes a producirse, ensamblajes, lentes aceptados y lentes rechazados.

Toda esta información es recogida en los departamentos por la persona que realiza las tareas de "data entry" o es entregada por los supervisores de los departamentos que originan la información.

Diariamente la información es agrupada y actualizada, para la creación de reportes memos para la gerencia y otros departamentos.

Definición del problema

Una vez determinados los objetivos el comité de estudio de factibilidad, se define el problema con una mayor precisión. Corresponde al equipo de estudio especificar las áreas que serán determinadas en detalle; al hacer esto el grupo debe de asegurarse de que el alcance del estudio de factibilidad es compatible con los objetivos.

Definido el problema de la manera mas precisa posible dentro del alcance del estudio, el equipo de estudio tendrá pocas dudas acerca de las áreas que serán cubiertas por la investigación.

La siguiente etapa en la investigación exploratoria es la preparación de un programa de avance para el estudio completo de sistemas. Un estudio tal se llevara a cabo durante un largo periodo de tiempo, que puede comprender desde muchos meses hasta varios años.Para que un estudio tenga éxito se debe de realizar con la suficiente profundidad y estar planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es de importancia secundaria.

Cuando se desarrolla un programa de avance, el comite del estudio de factibilidad determina la cantidad de trabajo necesario para cada etapa del cambio de sistemas y cuales son los recursos en términos de personal y habilidades que se necesitaran. De igual manera se debe de prestar consideración a las siguientes áreas:

  • Entrenamiento.
  • Programación.
  • Depuración.
  • Puesta a punto de programas.
  • Entrega del equipo.
  • Requerimientos físicos del equipo y su instalación.
  • Desarrollo de archivos.
  • Entrega de nuevas formas y suministros.
  • Actividades de conversión.

Áreas sujetas a análisis

Descripción

1.- Revisión de los hechos históricos.

En ellas se identifican los logros u los puntos importantes que han influenciado a la organización a lo largo del tiempo.

.2.- Análisis de las entradas.

En esta área se identifica en donde se usan lo documentos fuentes para capturar los datos originales.

3.- Revisión de los métodos y procedimientos.

En esta fase se trata de comprender las relaciones entre las entradas, los archivos que se tienen y las salidas.

4.- Revisión de los archivos.

Esta fase permite que logre la comprensión de la cantidad y tamaño de los archivos conservados por los departamentos.

5.- Análisis de las salidas.

Aquí se determinan que tan bien, los informes actuales cubren las necesidades de la organización.

6.- Revisión del control interno.

Señala los puntos de control que son críticos para el mantenimiento de las operaciones eficientes del proceso de datos.

7.- Análisis de los requerimientos de personal actuales.Ayuda a precisar el personal actual en términos de la clase por habilidad y por la escala de salarios.

8.- Revisión de los volúmenes actuales de trabajo.

Identifica las cargas de trabajo promedio y pico, así como las cargas de trabajo al final del mes

9.- Revisión de otros requisitos y consideraciones.

En este paso se localizan las partidas importantes que sean criticas al sistema actual.


El mejor método para organizar los hechos obtenidos en la investigación anterior consiste en utilizar alguna forma de diagrama de flujo.

"Un diagrama de flujo es un grafico lógico del plan de trabajo que se ejecutara para la solución de un determinado problema. A través de él, se planifica la solución del problema independiente del lenguaje de computación a usar. De esta manera se separa loas instrucción es un lenguaje determinado con todas las reglas."

SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Las diversas organizaciones usan distintos símbolos, pero el comité sobre computadoras y procesadores de información de la Asociación Norteamericana de Normas ha hecho un gran esfuerzo para normalizar los símbolos de los diagramas de flujo. Esa normalización permite comprender cualquier diagrama de flujo que use los símbolos recomendados.

Cada símbolo normal de diagrama de flujo tiene un significado especial.

Expresa Inicio o Fin de un Programa.

Expresa operación algebraica o de

asignación.

Expresa condiciones y asociaciones alternativas de una decisión lógica.

Expresa condición y acciones alternativas de una decisión numérica.

Entrada / Salida: Representa cualquier tipo de Fuente de entrada y salida

Entrada: Lectura de datos por tarjeta perforadas.

Conector dentro de página.

Representa resultado mediante un reporte impreso

Conector fuera de página.

Expresa operación cíclica repetitiva.

Expresa proceso de llamada a una subalterna.

Representa datos grabados en una cinta magnética.

Almacenamiento en línea Disco Magnético.

Una vez que se ha tenido analizado cuidadosamente cada una de las áreas funcionales importantes para el estudio del sistema actual, se desarrolla un conjunto de alternativas de procesamiento con el fin de seleccionar la mejor.

Cada una de las alternativas no será desarrollada con la misma profundidad que el estudio del sistema actual. De otra manera un esfuerzo tal incrementaría los requisitos de mano de obra y de tiempo del estudio mas allá de su alcance y presupuesto.

Antes de que se pueda desarrollar las alternativas factibles del sistema se definen con claridad las especificaciones del sistema propuesto; estas especificaciones se determinan a partir del planteamiento de los objetivos deseados.

Para esto, se toman en cuentas algunos elementos:

  • Diagramas de Flujo de Datos: representación gráfica del "flujo" de datos a través de un sistema de información. Un diagrama de flujo de datos también se puede utilizar para la visualización de procesamiento de datos (diseño estructurado).
  • Diccionarios de Datos: conjunto de metadatos que contiene las características lógicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripción, alias, contenido y organización.
  • Diagramas Entidad-relación: lenguaje gráfico para describir conceptos. Informalmente, son simples dibujos o gráficos que describen la información que trata un sistema de información y el software que lo automatiza.
  • Descripción de la base de datos: en caso de que el sist6ema actual no disponga de una, se describe aquí.
  • Diseño de la red de comunicaciones: se toma en cuenta las capacidades que la red posee, si se puede adaptar, o si se puede expandir.
  • Problemas.
  • Limitaciones.
Análisis del Sistema Propuesto

El sistema propuesto debe ser uno que cumpla con las necesidades del usuario. Un Análisis del Sistema Propuesto se llevó a cabo para validar la información ya obtenida en el Análisis y Estudio del Sistema Actual y desarrollar el modelo del sistema propuesto conjuntamente con el usuario. Se utilizaron técnicas como Diagramas de Flujo y Diagramas de Entidad Relación porque son entendibles por el usuario y no insinúan ningún tipo de implementación. En este análisis se confirmaron las necesidades tanto de datos como de procesos. Los temas presentados en esta sección describen los detalles del trabajo realizado.

para presentar estos resultados, debemos tener:

  • Descripción del sistema propuesto.
  • información de requisitos. *
  • Interfaz.
  • Diagrama de Flujo Lógico.
  • Diccionario de Datos.
  • Diagrama Entidad-Relación.
  • Restricciones del sistema.
  • Diferencias entre el Sistema Actual y el Sistema Propuesto.
* Entre los requisitos principales se incluyen:
  1. Formulación de nuevas políticas Deben de ser consistentes con los objetivos de la organización: Se refiere a la necesidad de reducir la complejidad y la cantidad de excepciones del sistema.
  2. Entradas planeadas: Se enfoca en la captura inicial de los datos-fuente en un forma inicial procesable por la maquina cuando se diseña un nuevo sistema son importantes lo elementos de restricción de tiempo en la entradas y las variaciones en los volúmenes de ingreso.
  3. Nuevos métodos y procedimientos: Se refiere al diseño de nuevos métodos y procedimientos que produzcan las salidas deseadas dadas ciertas entradas y archivos de datos.
  4. Archivos de datos que es necesario llevar: Se refiere a la cantidad de datos que estarán contenidos en los archivos, ya sea que tales archivos estén en línea o fuera de línea. El diseño eficiente de sistemas señala que los almacenamientos de datos se deben conservar a un nivel mínimo.
  5. Salidas necesarias: Se centra en el desarrollo de una salida que satisfaga los requerimientos del usuario. Es aconsejable que los usuarios de la información trabajen junto con los diseñadores de sistemas con el objeto de que se especifican bien el formato, el grado de detalle deseado, el grado de precisión deseado y la frecuencia del informe.
  6. Consideraciones del control interno: Se refiere al establecimiento de puntos de verificación y control que aseguren que lo que se ha procesado es preciso, de igual manera el control interno se centra en asegurarse de que ninguna persona tenga la responsabilidad total sobre la operación entera.

Diseño del Nuevo Sistema:

La determinación de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con el diseño del nuevo sistema; después de todo un sistema no es nada mas que el total de sus partes. El diseño de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y métodos y procedimientos de procesamiento de datos que eslabonen las entradas con las salidas.

Pasos del diseño de sistemas

  1. Determinar las entradas, los archivos y las salidas de información.
  2. Diseñar muchas posibilidades ddiagramas de flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas alternativas al sistema modular junto con el pervés de un criterio de bloques o modular.
  3. Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares.
  4. Seleccionar las alternativas mas adecuadas.
  5. Comparar los beneficios tangible e intangibles.
  6. Seleccionar el diseño que mejor satisfaga los requisitos.
  7. Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisión.
  8. Documentar el diseño final para el concurso de proveedores.

En las dos primeras etapas de ellas se determina y se diseña el nuevo sistema; en las etapas restantes se presenta un método de resolver el diseño final de sistemas. Básicamente, se dibujan diagramas de flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas alternativas al sistema modular junto con el personal adecuado de la compañía. Después de considerar tantos diseños de sistemas como sea posible, se hace evidente que algunos de ellos son mas atractivos que otros. Mientras mas prometedores a la alternativa, mas se les debe de investigar.

Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los diseños alternativos del sistema observados que no están cubiertos en el informe de la investigación original.

Diseño del Sistema

Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los diseños alternativos del sistema observados que no están cubiertos en el informe de la investigación original.

Diagramas de flujo y documentación del nuevo sistema: Un paso importante, es la preparación de los diagramas de flujo del sistema final para el sistema nuevos recomendado. Estos diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo que se ordenara. La precisión, la sencillez y facilidad de comprensión son los componentes esenciales ya que personal no técnico los revisara y los evaluara.

Concepto modular o construcción por bloques: Se debe de enfocar el diseño del nuevo sistema considerando el concepto de modular o construcción de bloques; esto implica el identificar todos los requisitos del sistema mencionados anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de manera iterativa de arriba hacia abajo. El análisis resultante se representa por un diagrama de árbol invertido en donde las funciones principales que se encuentran en la parte superior se descomponen en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas mas bajas del árbol.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

  1. El diseño de los datos: Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.
  2. El Diseño Arquitectónico: Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.
  3. El Diseño de la Interfaz: Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.
  4. El Diseño de procedimientos: Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente.

El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas:

El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.

Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el Software.

El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.

Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben establecer criterios técnicos para un buen diseño como son:

  • Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del control entre los componentes del software.
  • El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.
  • Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.
  • Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente.
  • Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos y el entorno exterior.
  • Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.

Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño del Software exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de Diseño, Metodología sistemática y una revisión exhaustiva.

Implantación del Sistema de Información

Teniendo en cuenta los objetivos estratégicos de la empresa, se determina qué información/conocimientos le ayudarían a soportarlos. A partir de ahí, valorando la información disponible y la no disponible pero necesaria, se define el SI y se pasa a su implantación y la del sistema informático de apoyo que va a permitir gestionarlo.

Para ello se llevan a cabo las siguientes acciones

  • Identificar los retos estratégicos, las decisiones unidas a esos retos y la información necesaria para la toma de decisión. Se detectan posibles riesgos, factores de éxito y se propone una forma de seguimiento.
  • Desplegar los retos a los distintos departamentos de la empresa, determinando las decisiones a tomar en cada uno de ellos y la información que soporte dichas decisiones.
  • Comparar la información anterior con la identificada para cada proceso en la etapa de diagnóstico, seleccionando y priorizando la información a incorporar al SI.
  • Documentar la información indicando las fuentes, los responsables de su captación, tratamiento y uso, y la periodicidad.
  • Organizar la información de acuerdo con la estructura del SIE: área de vigilancia-área temática-Información.
  • Definir la organización de soporte.
  • Planificar los aspectos relacionados con la implantación del SI.
  • Analizar, planificar e implantar el sistema informático de apoyo.
  • Realizar las acciones necesarias para la instalación del SI y del soporte informático.
  • Estructurar y llevar a cabo la evaluación y seguimiento del grado de operatividad del SI y de su eficiencia en función de los indicadores elegidos.

La Metodología propuesta para el diseño de sistemas de información

Cabe destacar que la estructura presentada es de carácter didáctico, pues al igual que la SSM, en su aplicación el orden de ejecución de los estadios dependerá de la naturaleza del estudio.

Metodología para el Diseño
de Sistemas de Información Propuesta

A continuación se describen los estadios de la metodología propuesta, y aquellos con una mayor dificultad serán ilustrados mediante ejemplos extraídos de un estudio realizado para la subcomisión de trabajo de grado de ingeniería de sistemas del núcleo de Anzoátegui de la Universidad de Oriente (UDO), Venezuela:

Estadio 1: Descripción de la Situación Objeto de Estudio (situación problema): en este primer estadio de la metodología se describe el cómo está estructurada la situación objeto de estudio, o aquella en la que se percibe la existencia de un problema, en él se busca describir tres aspectos clave: a) en primer lugar la estructura orgánica de la situación objeto de estudio, explicando lo mejor posible el como están relacionados los subsistemas que conforman la situación; b) seguidamente se describe el ambiente en el que se encuentra inmersa la organización haciendo énfasis en las relaciones que guarda la situación objeto de estudio con los entes que conforman su entorno; c) se describen lo mejor posible las actividades que son realizadas por el grupo humano que forma parte de la situación, y se establecen las relaciones que entre ellas existen, estas actividades deben ser agrupadas en subsistemas de actividades humanas de acuerdo a su afinidad.

Estadio 2: Construcción y Verificación de Definiciones Raíz: en este estadio se elaboran definiciones raíz de la situación (sistema) objeto de estudio, estas definiciones buscan describir idealizadamente lo que es el sistema según un "weltanschauung". La construcción de éstas se fundamenta en seis factores que deben estar presentes explícitamente en todas ellas, lo contrario las haría deficientes. Estos factores son agrupados bajo el nemónico CATWOE, proveniente de sus iniciales en el idioma ingles, estos factores son:

Consumidores (C): son aquellos individuos o entidades que se ven beneficiadas o perjudicadas por el funcionamiento del sistema.

Actores (A): son los que hacen posible el proceso de transformación que se lleva a cabo en el sistema.

Transformación (T): es el proceso realizado por el sistema, que consiste en sintetizar un conjunto de salidas a partir de un conjunto de entradas.

"Weltanschauung" (W): es la perspectiva que da origen a la definición raíz, ésta puede provenir de cualquier fuente, pero es recomendable que provenga de los consumidores, los actores o el dueño del sistema.

Dueño (O): es aquel individuo, entidad o macrosistema que en algún momento puede decidir por la destrucción (o salida de funcionamiento) del sistema.

Restricciones del Ambiente (E): son aquellas limitaciones al funcionamiento del sistema que son impuestas por agentes externos a él y que conforma su ambiente.

Es importante aclarar que el proceso de construcción de definiciones raíz no concluye hasta que no se hayan explorado todos los posibles weltanschauung, inmersos en el sistema (los de consumidores, actores y poseedor).

Para ilustrar mejor este estadio se considerará el caso de la subcomisión de la trabajo de grado de la UDO, en este estadio fueron elaboradas cuatro (4) definiciones raíz, correspondientes a diferentes perspectivas de la subcomisión, dichas definiciones fueron verificadas mediante el análisis CATWOE, seguidamente se presenta una de estas definiciones junto a su verificación:

Definición Raíz: "La Subcomisión de Trabajo de Grado de Ingeniería de Sistemas es la dependencia del Departamento de Computación y Sistemas encargada de la percepción, evaluación y aprobación de los proyectos de Trabajo de Grado de los Estudiantes de Ingeniería de Sistemas, para esto, está conformada por profesores de una amplia experiencia en una determinada área del conocimiento, y es orientada por las normas de presentación de los Proyectos y Trabajos de Grado".

Análisis CATWOE:

Consumidores (C): Estudiantes de Ingeniería de Sistema.

Actores (A): Profesores con amplia experiencia en un área del conocimiento.

Proceso de Transformación (T): la imagen a continuacion muestra el proceso de transformación de la definición raíz.

"Weltanschauung" (W): Entidad que sólo percibe, evalúa y aprueba proyectos de trabajo de grado.

Dueño (O): El Departamento de Computación y Sistemas.

Restricciones del Medio (E): Normas para la presentación del Proyecto y Trabajo de Grado


Proceso de transformación
de la definición raíz

Estadio 3: Construcción de Modelos Conceptuales: en este estadio se elaboran modelos conceptuales que tienen su origen en los verbos de acción mínimos necesarios presentes en las definiciones raíz, los modelos conceptuales describen lo que idealmente, según el weltanschauung, debería hacer el sistema, lo cual consiste en describir e interrelacionar, una a una, las actividades humanas que deberían realizarse para cumplir con lo descrito en las definiciones raíz, estas actividades se extraen al explotar la concepción inmersa en cada verbo. Existirán tantos modelos conceptuales como definiciones raíz hayan sido construidas.

Estadio 3.1: Transformación de los Modelos Conceptuales en Otra Forma de Pensamiento Sistémico: este estadio complementa al estadio 3, y su realización es opcional, su propósito es el de dar cabida a otros lenguajes de modelado sistémico, según los requerimientos del caso de estudio.

Continuando con el caso de la subcomisión de trabajo de grado. La definición raíz anteriormente presentada contiene tres verbos que describen acciones de la subcomisión, éstos son: Percibir, Evaluar y Aprobar. Con el fin de elaborar el modelo conceptual, dichos verbos fueron agrupados en dos subsistemas.


Modelo conceptual preliminar de la definición raíz

Seguidamente se describieron las actividades mínimas necesarias para realizar lo descrito por el modelo preliminar, y se establecieron las relaciones que deben existir entre dichas actividades.


Modelo conceptual final de la definición raíz

Siguiendo este mismo procedimiento fueron elaborados los modelos conceptuales de las restantes definiciones raíz.

Estadio 4: Transformación de los Modelos Conceptuales en Modelos de Objetos: posterior a la elaboración de los modelos conceptuales se procede a transformar éstos en modelos de objetos, teniendo siempre presente el weltanschauung que les da origen, esto se realiza usando las herramientas de modelado proporcionadas por el UML y considerando sólo aquellas actividades que pueden ser sujetas a automatización.

En este estadio es recomendable realizar sólo el modelado de la estructura estática del sistema, para ello se pueden usar los diagramas de casos de uso y de clases, esta recomendación es debida a que, dado que el modelado dinámico especifica el como se comporta en tiempo de ejecución el sistema de información y esto depende en gran parte del como se realizan las actividades en el sistema humano relacionado, y estas actividades no se han definido en su aspecto final, resultaría una pérdida de tiempo modelar la dinámica del sistema, dado que las actividades descritas en los modelos conceptuales aún no han sido pasadas por el proceso de comparación donde tomarán su forma final.

Estadio 5: Comparación de los Modelos Conceptuales con la Situación Actual: en este estadio se procede a comparar las actividades realizadas en la situación actual, con las descritas en los modelos conceptuales, esta comparación tiene como propósito el permitir que afloren las diferencias que existen entre lo actual y lo ideal, posteriormente estas diferencias darán origen a los cambios que deberán realizarse sobre las actividades realizadas por el sistema humano.

Para la realización de este estadio, en el estudio de la subcomisión de trabajo de grado de ingeniería de sistemas de la UDO, se elaboró una herramienta que fue denominada "Matriz de Comparación de Modelos Conceptuales", la cual consiste en una matriz de cuatro (4) columnas y n filas.

Tabla 1
Estructura de la
"Matriz de Comparación de Modelos Conceptuales"

Modelo Conceptual


La primera columna corresponde a las actividades comunes y no comunes presentes en la situación actual y en los modelos conceptuales. En la segunda columna se indica si la actividad en cuestión se realiza o no en la situación actual. La tercera columna se divide en m subcolumnas, las cuales se corresponderán con el número de modelos conceptuales construidos en el estadio 3, y en ellas se indicará si la actividad se realiza o no en el modelo. Finalmente en la cuarta columna se anotan las observaciones objeto de la comparación sobre el cómo se realiza la actividad en los diferentes modelos.

Estadio 6: Propuesta de Cambios sobre el Sistema Humano: las diferencias encontradas en el estadio anterior darán origen a los cambios, para ello se debe considerar siempre que lo descrito en los modelos conceptuales, por ser éstos idealizaciones y por lo cual deben encerrar los cambios que tenderían a mejorar la situación, debe privar sobre el cómo se realizan las actividades en la actualidad.

En el caso de la subcomisión de trabajo de grado, este estadio se llevo a cabo mediante la construcción de una matriz que fue denominada "Matriz de Cambios", la cual consta de dos columnas, la primera contiene aquellas actividades que según el proceso de comparación requieren algún cambio; es decir, las que se realizan de diferente forma en los modelos conceptuales y en la situación actual y aquellas que se realizan sólo en los modelos conceptuales. La segunda columna contiene el(los) cambio(s) recomendados.

Tabla 2

Estructura de la "Matriz de Cambios"

Estadio 7: Diseño del Sistema de Información: en este estadio se concluye el diseño del sistema de información, para lo cual, en primer lugar se define la estructura estática final del sistema. Esta estructura proviene del compendio de las diferentes estructuras del sistema construidas en el estadio 4, una vez construida la estructura estática final del sistema de información, se puede proceder a modelar la vista dinámica del sistema, para esto se pueden usar herramientas del UML como los diagramas de secuencia, de estado, de colaboración, etc., según las necesidades del diseñador.

Para concluir con el diseño del sistema de información, se diseña la base de datos, la interfaz de usuario y reportes del sistema.

Estadio 8: Implantación de los Cambios en el Sistema Humano: este estadio concluye con los cambios sobre el sistema humano, en él son elaborados los planes de implantación de los cambios propuestos, y finalmente son implantados de acuerdo a lo planeado.

Estadio 9: Implantación del Sistema de Información Propuesto: al igual que el estadio anterior, en éste se realizan los planes de implantación del sistema de información, de adquisición de la plataforma tecnológica necesaria para esto, si es necesario, y el entrenamiento del personal, para la definitiva implantación del sistema.

Finalmente, al igual que en la SSM, la aplicación de la metodología no concluye con el estadio 9, pues tras la implantación de los cambios tanto en el sistema humano como en el sistema de información el proceso metodológico debería comenzar nuevamente, con el fin de, incrementalmente, obtener el mejor funcionamiento del sistema.